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BarcodeShipping bedienen

BCS bietet verschiedene Möglichkeiten, um deine Bestellungen zu verarbeiten und Versandlabel zu erstellen. Im Folgenden werden die einzelnen Modi beschrieben:
 
  1. Mouse Mode – ermöglicht dir, die vom Shop übertragenen Daten zu überprüfen.
  2. Direktes Versenden aus dem Hauptfenster – Versand ohne vorherige Datenkontrolle.
  3. Barcodes scannen – zur schnellen Verarbeitung per Barcode-Scan.
  4. Manuell – für die manuelle Eingabe und Verarbeitung von Bestellungen.
  5. Vollautomatisiert – die gesamte Verarbeitung erfolgt automatisch ohne Eingriff.
  6. Lagerverwaltung / Wareneingang – Integration von Lagerprozessen für Ein- und Ausgang.
  7. Stapelverarbeitung – Bestellungen können per CSV-, XML- oder JSON-Dateien gesammelt und verarbeitet werden.

Das Hauptfenster / Preview / Bestellübersicht

1

Das BCS Menü:
Die Anzeige ist abhängig von deinen installierten Modulen
und kann dementsprechend variieren.
Auf das Menü gehen wir später noch gesondert ein.
2

Ansichts-Tabs:
Dir stehen 3 Tabs zur Verfügung, um die Anzeige des
Hauptfensters zu ändern:
Versenden = Hauptfenster / Preview
Manuell = Fenster für das Erstellen manueller Sendungen (ohne Bestellung)
Lagerverwaltung = siehe unten Punkt 6
3

Filterfunktion:
In der blauen Leiste findest du eine integrierte
Filterfunktion. Ein Klick darauf öffnet ein Menü, in dem du
die Bestellansicht (unter vier Bestellungen) nach
verschiedenen Kriterien filtern kannst.
4

Preview anpassen:
Hinter dem kleinen Fenstersymbol (rechts) verbirgt sich
ein weiteres Fenster, um die Tabellenansicht des
Hauptfensters / der Preview anzupassen.
Hier kannst du Spalten ein- und ausblenden u.v.m.
5

Bestellübersicht:
Hier werden deine versandbereiten Bestellungen angezeigt,
basierend auf der von dir vorgenommenen Konfiguration.
6

Profilauswahl:
Hier kannst du per Mausklick das richtige Profil
manuell auswählen.
Eine automatische Profilauswahl kann über ein Skript
erfolgen – dazu unten mehr ...
7

Steuerung / Button:
Durch das Aktivieren des „Mouse Modes“ werden die
Buttons sichtbar. Je nach geöffnetem Fenster können die
Buttons und ihre Funktionen variieren.
8

Infos:
Informationen zur aktuellen Konfiguration des
ausgewählten Profils. (Shop / Waage / Versender).
Von einem manuellem Umstellen an dieser Stelle
raten wir dringlichst ab.
9

Eingabefeld:
Eingabefeld zur Nutzung verschiedener Funktionen.
10

Info-Anzeige / Log:
Anzeige von Informationen zum aktuellen Ablauf in BCS,
die auch zur Fehleranzeige dient.

Die Anzeige ist abhängig von deinen installierten Modulen und kann dementsprechend variieren.
Auf das Menü gehen wir später noch gesondert ein.

Dir stehen 3 Tabs zur Verfügung, um die Anzeige des Hauptfensters zu ändern:
Versenden = Hauptfenster / Preview
Manuell = Fenster für das Erstellen manueller Sendungen (ohne Bestellung)
Lagerverwaltung = siehe unten Punkt 6

In der blauen Leiste findest du eine integrierte Filterfunktion. Ein Klick darauf öffnet ein Menü, in dem du die Bestellansicht (unter vier Bestellungen) nach verschiedenen Kriterien filtern kannst.
Weitere Einzelheiten findest du hier.

Hinter dem kleinen Fenstersymbol (rechts) verbirgt sich ein weiteres Fenster, um die Tabellenansicht des Hauptfensters / der Preview anzupassen. Hier kannst du Spalten ein- und ausblenden u.v.m.
Weitere Infos dazu findest du hier.

Hier werden deine versandbereiten Bestellungen angezeigt,
basierend auf der von dir vorgenommenen Konfiguration.

Hier kannst du per Mausklick das richtige Profil manuell auswählen.
Eine automatische Profilauswahl kann über ein Skript erfolgen.
Mehr zur Profilsteuerung findest du hier.

Durch das Aktivieren des „Mouse Modes“ werden die Buttons sichtbar.
Je nach geöffnetem Fenster können die Buttons und ihre Funktionen variieren.

Informationen zur aktuellen Konfiguration des ausgewählten Profils. (Shop / Waage / Versender).
Von einem manuellem Umstellen an dieser Stelle raten wir dringlichst ab.

Eingabefeld zur Nutzung verschiedener Funktionen.

Anzeige von Informationen zum aktuellen Ablauf in BCS, die auch zur Fehleranzeige dient.

Der Mouse Mode kann im Einstellungsfenster von BarcodeShipping unter dem Reiter Allgemein aktiviert oder deaktiviert werden. Wie der Name schon andeutet, ermöglicht die Aktivierung des Mouse Mode, BCS mit der Maus zu bedienen. Das Deaktivieren des Mouse Mode kann jedoch vorteilhaft sein, wenn du vorwiegend mit Barcodescannern arbeitest.
 
Doppelklicke im Hauptfenster auf die Bestellung, die du versenden möchtest. Dadurch öffnet sich die Bestelldetailansicht, die wie folgt aussieht:

Ansicht der in der Bestellung enthaltenen Produkte.

Hinter dem kleinen Fenstersymbol (rechts) verbirgt sich ein weiteres Fenster, um die Tabellenansicht des Hauptfensters / der Preview anzupassen. Hier kannst du Spalten ein- und ausblenden u.v.m.
Weitere Infos dazu findest du hier.

Auswahltabs für die Bereiche der in der Bestellung enthaltenen, vom Shop übertragenen Daten.
Der mit der blauen Linie markierte Tab ist die aktuell aktive Auswahl.

Versandadresse: Alle Daten zum Empfänger der Bestellung.
Bestellpositionen: Damit hier (unter 3) die Daten erscheinen, markiere bitte die entsprechende Position mit einem Klick auf das Blatt (ganz links unter Punkt 1).
Bestelldaten: Allgemeine Daten zu der Bestellung.
Rechnungsadresse: Alle Daten zum Rechnungsempfänger.

Anzeige der Daten, die (unter 2) ausgewählt wurden.
Hier kannst du Änderungen vornehmen, falls nötig.

Hier siehst du die für diese Ansicht zur Verfügung stehenden Funktionen/Buttons.

Ansicht des Protokolls – was gerade in BCS passiert.

Arbeitsweise beim Mouse Mode:

  1. Profil im Hauptfenster auswählen
  2. Doppelklick im Hauptfenster auf eine Bestellung, um diese zu öffnen.
  3. Daten kontrollieren
  4. Auf „Alle versenden“ klicken
  5. Label wird gedruckt
Mehrpaketsendungen:
 
Mehrpaketsendungen sind eine Sendung, die aus mehreren Paketen besteht und dürfen nicht mit Teilsendungen verwechselt werden!
 
Benötigst du für eine Bestellung z.B. zwei Pakete?
 
Beispiel: In einer Bestellung hast du 4 Artikel, die auf 2 Pakete aufgeteilt werden müssen. Um für jedes Paket ein Versandlabel zu erhalten, gehst du wie folgt vor:
 
  1. Klicke in der Bestelldetailansicht doppelt auf die Positionen, die in das erste Paket verpackt werden sollen. Diese Positionen (Artikel) wandern nun aus der oberen Fensterhälfte in die untere.
  2. Klicke nun auf den Button „Nächstes Paket“.
  3. Im nächsten Schritt klickst du doppelt auf die restlichen Positionen, damit diese wieder nach unten wandern.
  4. Klicke abschließend auf „Alle Versenden“.
Im Anschluss werden dir 2 Versandlabel ausgedruckt.
Teilsendungen:
 
Beispiel: Du hast in einer Bestellung 2 Artikel, und einer davon ist zurzeit nicht lieferbar. Daher musst du hier eine Teilsendung erstellen.
 
Vorgehensweise:
1. Klicke die zu versendende Position doppelt, damit diese in der Bestellübersicht von oben nach unten wandert.
2. Klicke nun auf Abschließen (evtl. Teilsendung).
 
Der nicht lieferbare Artikel bleibt „offen“, und die Bestellung erhält den entsprechenden Status (abhängig vom Shopsystem). Achtung: Einige Shopsysteme erlauben keine Teilsendungen, was bedeutet, dass eine ordnungsgemäße Rückmeldung an das Shopsystem nicht erfolgen kann.
Weitere Funktionen:
 
Der Button Erneut Versuchen kann verwendet werden, wenn es z.B. aufgrund fehlerhafter Daten zu einer Fehlermeldung kam und du die Daten (wie oben unter 3 beschrieben) angepasst hast.
 
Mit dem Button Abbrechen wird die aktuell geöffnete Bestellung geschlossen, und du kehrst zum Hauptbildschirm zurück.
Beim direkten Versenden markierst du alle zu versendenden Bestellungen im Hauptfenster von BCS. Zur Auswahl der Bestellungen nutzt du die üblichen, vom Betriebssystem vorgegebenen Auswahlfunktionen. Für Windows zum Beispiel „linker Mausklick + STRG-Taste“ oder „linker Mausklick + Shift-Taste“.
 
Im Anschluss klickst du auf Versende ausgewählte Bestellungen.

Sind in deinen Bestellungen alle Daten korrekt, werden die Versandlabel direkt ausgedruckt.

Beim Versenden mit Barcodes müssen einige Voraussetzungen geschaffen werden. Am einfachsten sind zum Beispiel Ausdrucke aus deinem Shopsystem (Picklisten oder Lieferscheine), die die Bestellnummer(n) und Artikelnummer(n) mit Barcodes enthalten.

Weitere Informationen zu Barcodes.

Eine spezielle Konfiguration benötigt BCS zum Scannen nicht.
Tipps zum Einrichten kannst du jedoch dennoch über unseren Support erfragen.

Vorgehensweise:
 
  1. Stelle sicher, dass der Cursor im grünen Eingabefeld im Hauptfenster blinkt.
  2. Scanne die Bestellnummer, und die Bestellung öffnet sich.
  3. Scanne nun den Befehl finalize oder shipall.  (Die Barcodes stehen auf unserer Webseite zum Download.)
  4. Das Label wird gedruckt.
Bei Mehrpaketsendungen gehst du wie folgt vor:
 
  1. Stelle sicher, dass der Cursor im grünen Eingabefeld im Hauptfenster blinkt.
  2. Scanne die Bestellnummer, und die Bestellung öffnet sich.
  3. Scanne die zu versendenden Artikelnummern (SKUs). Wenn eine SKU 5x bestellt wird, scanne die SKU 5x hintereinander, bzw. die benötigte Anzahl.
  4. Scanne nun den Befehl NEXTPARCEL.
  5. Scanne die Artikel für das zweite Paket.
  6. Scanne den Befehl NEXTPARCEL, wenn du weitere Pakete benötigst. Usw.
  7. Scanne finalize, wenn du die Anzahl der Pakete erreicht hast und alles versendet werden soll.
  8. Die benötigten Labels werden gedruckt.
Bei der manuellen Erstellung von Versandlabels kannst du diese ohne vorhandene Bestellung erzeugen.
 
Achtung: 
Für ältere BCS-Versionen (vor 2024) gilt: Das „Manuell“-Fenster dient NICHT zum Anpassen von Daten innerhalb einer geöffneten Bestellung!!
 
In aktuellen Versionen (ab 2024) kannst du jedoch die Daten einer geöffneten Bestellung in das „Manuell“-Fenster übertragen. Konfiguriere dazu im passenden Profil auf dem Reiter „Allgemein“ die Option „Bestellung bei Wechsel zu Manuell behalten„.
 
Es können an dieser Stelle KEINE Daten gespeichert werden.
 
WICHTIG: 
Bevor du auf das „Manuell“-Fenster schaltest, musst du VORHER das korrekte Profil im Hauptfenster auswählen, damit du das gewünschte Label auch vom gewünschten Versender erhältst. Lege dir ggf. entsprechende Profile an.

Hier findest du die Beschreibung und Tipps zu den manuellen Sendungen.

BCS kann auf 2 Arten vollautomatisiert werden:
 
1. Die Stapelverarbeitung – Diese Art der Verarbeitungsweise deiner Bestellungen bringt die Vollautomatisierung von Haus aus mit. Mit der Stapelverarbeitung kannst du CSV-, XML- und JSON-Dateien verarbeiten.
 
 
2. Anbindung an ein Shopsystem oder eine Datenbank – Wenn BCS mit diesen Schnittstellen verbunden ist, kann es so automatisiert werden, dass sobald eine Bestellung erscheint, diese sofort verarbeitet wird und dir die Versandlabel vollautomatisch erzeugt werden. Aktiviere dazu in den BCS-Einstellungen (unter „Stapelverarbeitung“) die Shop-Batch-Funktion.
 
Achte bei der Konfiguration darauf, dass in den Einstellungen das entsprechend zu konfigurierende Profil ausgewählt ist. Gegebenenfalls wird ein Script für einen automatisierten Profilwechsel benötigt. Sprich dazu gerne auch unseren Support an.
 
Stapelverarbeitung und Shop-Batch starten und stoppen:
 
Mit diesen Buttons startest oder stoppst du deine Stapelverarbeitung.
– Start –> Nach einem Klick auf „Start“ werden Dateien, die zur Verarbeitung in dem „IN“-Ordner abgelegt werden (siehe Konfiguration), automatisch von BCS verarbeitet.
– Stop –> Nach einem Klick auf „Stop“ stoppt BCS die Verarbeitung der Dateien, auch wenn diese weiterhin in den „IN“-Ordner abgelegt werden. Sobald der „Start“-Button erneut geklickt wird, startet die Stapelverarbeitung wieder, und BCS arbeitet ALLE bisher abgelegten Dateien nacheinander ab.
CSV-Vorschau  
Mit dieser Funktion starten Sie das CSV-Vorschaufenster, in dem Sie in den „IN“-Ordner abgelegte Daten prüfen können.
 
Wählen Sie dazu einen Ordner aus und lassen Sie diesen einlesen. BCS liest an dieser Stelle ALLE abgelegten Dateien ein.
 
Fehlerhafte Daten können hier, durch Doppelklick auf die entsprechende Spalte, korrigiert werden und mit dem Button „Schreibe Datei“ in die CSV-Datei zurückgeschrieben werden.

6. Wareneingang und BarcodeShipping / Lagerverwaltung

BarcodeShipping bietet gemeinsam mit anderen Funktionen weitere Vorteile beim Registrieren von Warenein- und -ausgängen:
 
  • Wenn deine Produkte noch keinen Barcode haben, bietet das Stock Tool die Möglichkeit, Labels auszudrucken.
  • Die gemeinsame Anwendung mit der Picklist-Funktion ermöglicht dir zusätzlich die Anzeige des Lagerplatzes der Artikel.

Wie funktioniert das Stock Tool?

Der Warenbestand im Shopsystem kann direkt über die Anwendung angepasst werden. Du erreichst das Tool in BarcodeShipping über einen separaten Reiter im oberen Teil der Anwendung. Um Wareneingänge oder -ausgänge zu buchen, gehst du wie folgt vor:
 
  1. Zuerst legst du die Artikelanzahl fest – entweder durch eine manuelle Eingabe oder durch einen Barcodescan. Du hast auch die Möglichkeit, einen negativen Warenmengenwert einzugeben, um eine Warenausgabe zu protokollieren. Der Standardwert in diesem Feld ist 1.
  2. Als nächstes wählst du den entsprechenden Artikel aus. Auch hier kannst du entweder den Barcode einscannen oder den Artikel aus einer Liste auswählen. Die Produktdaten werden vollautomatisch in BarcodeShipping mit deinem Shopsystem abgeglichen. Somit kannst du in der BarcodeShipping-Produktdatenbank nach allen Artikeln aus deinem Shop auswählen.
  3. Nach Bestätigung deiner Eingaben ist der Lagerbestand geändert. Anschließend kannst du per Ausgabe den alten und den neuen Lagerbestand sowie den Lagerstandort einsehen.