BCS bietet verschiedene Möglichkeiten Ihre Bestellungen zu verarbeiten, um die Versandlabel zu erstellen.
Im Folgenden werden wir auf die einzelnen Modi eingehen.
- Mouse Mode – mit Kontrollmöglichkeit der vom Shop übertragenen Daten
- Direktes Versenden aus dem Hauptfenster – ohne Kontrollmöglichkeit
- Barcodes scannen
- Manuell
- Vollautomatisiert
- Lagerverwaltung / Wareneingang
- Stapelverarbeitung mit CSV, XML oder Json-Dateien
Das Hauptfenster / Bestellübersichtsfenster
- Das BCS Menü 1
Die Anzeige ist abhängig von Ihren installierten Modulen und kann dementsprechend variieren.
Auf das Menü gehen wir gesondert ein. - Ansichts-Tabs 2
Ihnen stehe 3 Tabs um die Anzeige des Hauptfenster zu ändern:
Name = Hauptfenster
Manuell = Fenster für das Erstellen manueller Sendungen (ohne Bestellung)
Lagerverwaltung = siehe unten Punkt 6 - Filterfunktion 3
In der bläulichen Leiste ist eine Filterfunktion integriert. Mit einem Klick auf die Leiste kann diese ausgeklappt werden. Dort können Sie die Ansicht der Bestellungen (unter 4) nach verschiedenen Kriterien filtern.
- Bestellübersicht 4
Hier werden Ihre versendbaren Bestellungen angezeigt, abhängig von Ihrer eingestellten Konfiguration.
- Profilauswahl 5
Kann hier per Mausklick manuell ausgewählt werden. Per Script kann eine automatische Profilauswahl erfolgen – dazu demnächst an anderer Stelle mehr.
- Steuerung / Button 6
Werden sichtbar durch das aktivieren des „Mouse Modes“. Je nach angezeigtem Fenster können die Button und deren Funktion variieren.
- Infos 7
Infos zu der aktuellen Konfiguration für das ausgewählte Profil.
- Eingabefeld 8
Eingabefeld für verschiedene Funktionen.
- Info-Anzeige 8
Informationsanzeige zu dem aktuellen Ablauf in BCS, dient auch zur Fehleranzeige.
1. Bedienung im MOUSE MODE
Der Mouse Mode kann im Einstellungsfenster von BarcodeShipping, auf dem Reiter Allgemein, ein- und ausgeschaltet werden.
Wie der Name schon vermuten lässt, können Sie bei Aktivierung BCS dann mit der Mause bedienen.
Die Deaktivierung des Mouse Modes kann aber auch von Vorteil sein, z.B. wenn Sie Ihre Mitarbeiter mit Barcodescannern arbeiten lassen.
Doppelklicken Sie im Hauptfenster auf die zu versendende Bestellung.
Es öffnet sich die Bestelldetailansicht, wie folgt:
- Produkte - Auflistung 1
Ansicht der in der Bestellung enthaltenen Produkte.
Habe Sie mehrere Produkte in einer Sendung, werden diese untereinander angzeigt. - Tabs - Details der Bestellung 2
Auswahltabs für Bereiche der in der Bestellung enthaltenen, vom Shop übertragenen, Daten.
Der mit der blauen Linie markierte Tab ist die aktuell aktive Auswahl.
Versandadresse: alle Daten zum Empfänger der Bestellung
Bestellpositionen: damit hier unter 3) die Daten erscheinen, markieren Sie bitte die entsprechende Position mit Klick auf das Blatt ganz links unter Punkt 1).
Bestelldaten: Allgemeine Daten zu der Bestellung
Rechnungsadresse: Alle Daten zu dem Rechnungsempfänger. - Anzeige der Daten 3
Anzeige der Daten, die unter 2) ausgewählt wurden. Hier können Sie Änderungen vornehmen, falls nötig.
- Steuerung / Button 4
Hier sehen Sie die für diese Ansicht zur Verfügung stehenden Funktionen / Button.
- Protokoll / Log 5
Ansicht des Protokolls – was passiert gerade in BCS
Arbeitsweise beim Mouse Mode:
- Profil im Hauptfenster auswählen
- Doppelklick im Hauptfenster auf eine Bestellung, um diese zu öffnen.
- Daten kontrollieren
- Auf „Alle versenden“ klicken
- Label wird gedruckt
Mehrpaketsendungen:
Mehrpaketsendungen sind 1 Sendung mit mehreren Paketen. Nicht zu verwechseln mit Teilsendungen!
Sie benötigen für eine Bestellung z.B. zwei Pakete?
Beispiel: In einer Bestellung haben Sie 4 Artikel, die auf 2 Pakete aufgeteilt werden müssen.
Damit Sie zu jedem Paket ein Versandlabel erhalten, gehen Sie wie folgt vor:
In der Bestelldetailansicht klicken Sie doppelt auf die Positionen, die in das erste Paket verpackt werden sollen.
Diese Positionen (Artikel) wandern nun aus der oberen Fensterhälfte in die untere.
Klicken Sie nun auf den Button „Nächstes Paket“.
Im nächsten Schritt klicken Sie die restlichen Positionen doppelt, damit diese wieder nach unten wandern.
Klicken Sie abschließend auf „Alle Versenden“.
Im Anschluss werden Ihnen 2 Versandlabel ausgedruckt.
Teilsendungen:
Beispiel: Sie haben in einer Bestellung 2 Artikel und einer davon ist z.Zt. nicht Lieferbar, also müssen Sie hier eine Teilsendung erstellen.
Vorgehensweise:
Klicken Sie die zu versendende Position doppelt, damit diese in der Bestellübersicht von oben nach unten wandert.
Klicken Sie nun auf „Abschließen (evtl. Teilsendung)“.
Der nicht lieferbare Artikel bleibt „offen“, die Bestellung bekommt den entsprechenden Status (abhängig vom Shopsystem).Achtung: Einige Shopsysteme erlauben keine Teilsendungen,
d.h. eine ordentliche Rückmeldung an das Shopsystem kann dann nicht erfolgen.
Weitere Funktionen:
Der Button „Erneut Versuchen“ kann verwendet werden, wenn es z.B. aufgrund fehlerhafter Daten zu einer Fehlermeldung kam und sie die Daten, wie oben unter 3) beschrieben, angepasst haben.
Mit dem Button „Abbrechen“ wird die aktuell geöffnete Bestellung geschlossen und Sie kehren zum Hauptbildschirm zurück.
2. DIREKTES VERSENDEN
Beim direkten Versenden markieren Sie alle zu versendenden Bestellungen im Hauptfenster von BCS.
Zur Auswahl der Bestellungen nutzen Sie die üblichen, vom Betriebssystem vorgegeben Auswahlfunktionen.
Für Windows z.B. „linker Mausklick + STRG-Taste“ oder „linker Mausklick + Shift-Taste“.
Im Anschluss klicken Sie auf „Versende ausgewählte Bestellungen“.
Sind in Ihren Bestellungen alle Daten korrekt, werden die Versandlabel direkt ausgedruckt.
3. BARCODES SCANNEN
Beim Versenden mit Barcodes müssen einige Voraussetzungen geschaffen werden.
Am einfachsten sind z.B. Ausdrucke aus Ihrem Shopsystem (Picklisten oder Lieferscheine), die Bestellnummer(n) und Artikelnummer(n) mit Barcodes enthalten.
Weitere Informationen zu Barcodes.
Eine spezielle Konfiguration benötigt BCS zum Scannen nicht.
Tipps zum Einrichten können Sie aber dennoch über unseren Support erfragen.
Vorgehensweise:
- Sicherstellen, daß der Cursor im grünen Eingabefeld im Hauptfenster blinkt
- Scannen Sie die Bestellnummer und die Bestellung öffnet sich
- Scannen Sie nun den Befehl **finalize** oder **shipall**
(Barcodes stehen auf unserer Webseite zum Download) - Label wird gedruckt
Bei Mehrpaketsendungen gehen Sie wie folgt vor:
- Sicherstellen, dass der Cursor im grünen Eingabefeld im Hauptfenster blinkt
- Scannen Sie die Bestellnummer und die Bestellung öffnet sich
- Scannen Sie die zu versenden Artikelnummern (SKUs)
Wird eine SKU 5x bestellt, scannen sie die SKU 5x hintereinander, bzw. die benötigte Anzahl. - Scannen Sie nun den Befehl **NEXTPARCEL**
- Scannen Sie die Artikel für das zweite Pakete.
- Scannen Sie den Befehl **NEXTPARCEL**, wenn sie weitere Pakete benötigen. Usw.
- Scannen Sie **finalize**, wenn Sie Ihre Anzahl von Paketen erreicht haben
und alles versendet werden soll. - Benötigte Label werden gedruckt.
4. MANUELLE SENDUNGEN
Bei der manuellen Erstellung von Versandlabel können Sie diese ohne vorhandene Bestellung erzeugen lassen.
Achtung:
Für ältere BCS-Versionen (vor 2024) gilt: Das „Manuell“-Fenster dient NICHT zum Anpassen von Daten innerhalb einer geöffneten Bestellung!!
In aktuellen Versionen (ab 2024) allerdings können Sie die Daten einer geöffneten Bestellung in das „Manuell-Fenster“ übertragen.
Konfigurieren Sie dazu im passenden Profil, auf dem Reiter „Allgemein“ die Option „Bestellung bei Wechsel zu Manuell behalten“.
Es können an dieser Stelle KEINE Daten gespeichert werden.
WICHTIG:
Bevor Sie auf das „Manuell-Fenster“ schalten, muss VORHER das korrekte Profil im Hauptfenster ausgewählt werden, damit Sie das gewünschte Label auch vom gewünschten Versender bekommen.
Legen Sie sich ggf. entsprechende Profile an.
Hier finden Sie die Beschreibung und Tipps zu den manuellen Sendungen.
5. Vollautomatisiertes Versenden
BCS kann auf 2 Arten Vollautomatisiert werden.
1. Die Stapelverarbeitung – Die Art dieser Verarbeitungsweise Ihrer Bestellungen bringt die Vollautomatisierung von Haus aus mit.
Mit der Stapelverarbeitung können Sie CSV, XML und Json-Dateien verarbeiten.
Hier finden Sie die Beschreibung der CSV-Stapelverarbeitung.
2. Sind Sie mit einem Shopsystem oder einer Datenbank angebunden, kann BCS auch mit diesen Schnittstellen so automatisiert werden, dass sobald eine Bestellung erscheint, diese sofort verarbeitet wird und Ihnen die Versandlabel vollautomatisch erzeugt.
Aktivieren Sie dazu in den BCS-Einstellungen (unter „Stapelverarbeitung“) die Shop-Batch-Funktion.
Achten Sie bei der Konfiguration darauf, dass in den Einstellungen das entsprechend zu konfigurierende Profil ausgewählt ist. Ggf. wird ein Script für einen automatisierten Profilwechsel benötigt.
Sprechen Sie dazu gerne auch unseren Support an.
Stapelvearbeitung und Shop-Batch starten und stoppen:
Mit diesen Buttons starten oder stoppen Sie ihre Stapelverarbeitung.
„Start“ –> Nach Klick auf Start werden Dateien, die zur Verarbeitung in dem „IN“-Ordner abgelegt werden (siehe Konfiguration), automatisch von BCS verarbeitet.
„Stop“ –> Nach Klick auf Stop stoppt BCS die Verarbeitung der Dateien, auch wenn diese weiterhin in den „IN“-Ordner abgelegt werden.
Sobald wieder der Start-Button geklickt werden startet die Stapelverarbeitung erneut und BCS arbeitet ALLE bisher abgelegten Dateien nacheinander ab.
CSV-Vorschau
Mit dieser Funktion starten Sie das CSV-Vorschaufenster, in dem Sie in den „IN“-Ordner abgelegte Daten prüfen können.
Wählen Sie dazu einen Ordner aus und lassen Sie diesen einlesen. BCS liest an dieser Stelle ALLE abgelegten Dateien ein.
Fehlerhafte Daten können hier, durch Doppelklick auf die entsprechende Spalte, korrigiert werden und mit dem Button „Schreibe Datei“ in die CSV-Datei zurück geschrieben werden.
6. Wareneingang und BarcodeShipping / Lagerverwaltung
BarcodeShipping bietet gemeinsam mit anderen Funktionen weitere Vorteile beim Registrieren von Warenein- und ausgängen:
- Wenn Ihre Produkte noch keinen Barcode haben, bietet das Stock Tool die Möglichkeit an Labels auszudrucken.
- Die gemeinsame Anwendung mit der Picklist Funktion ermöglicht Ihnen zusätzlich die Anzeige des Lagerplatzes der Artikel.
Wie funktioniert das Stock Tool?
Der Warenbestand im Shopsystem kann direkt über die Anwendung angepasst werden. Sie erreichen das Tool in BarcodeShipping über einen separaten Reiter im oberen Teil der Anwendung. Um Wareneingänge oder -ausgänge zu buchen, gehen Sie wie folgt vor:
- Zuerst legen Sie die Artikelanzahl fest – entweder durch eine manuelle Eingabe oder durch einen Barcodescan. Sie haben auch die Möglichkeit einen negativen Warenmengenwert einzugeben, um eine Warenausgabe zu protokollieren. Der Standardwert in diesem Feld ist 1.
- Als nächstes wählen Sie den entsprechenden Artikel aus. Auch hier können Sie entweder den Barcode einscannen oder den Artikel aus einer Liste auswählen. Die Produktdaten werden vollautomatisch in BarcodeShipping mit Ihrem Shopsystem abgeglichen. Somit können Sie in der BarcodeShipping Produktdatenbank nach allen Artikeln aus Ihrem Shop auswählen.
- Nach Bestätigung Ihrer Eingaben ist der Lagerbestand geändert. Anschließend können Sie per Ausgabe den alten und den neuen Lagerbestand sowie den Lagerstandort einsehen.